Charte des voyages scolaires éducatifs du lycée Emilie de Breteuil
Article 1
Cette charte a pour but de rationaliser la procédure pour l’organisation des voyages scolaires éducatifs.
Elle concerne tous les voyages collectifs d’élèves organisés officiellement par le chef d’établissement dans le cadre d’une action éducative et ayant lieu en tout ou partie pendant le temps scolaire. Elle ne s’applique pas aux voyages relevant de l’initiative privée.
Article 2
Tout projet de voyage doit être présenté pour étude au chef d’établissement, puis validé en conseil d’administration. Il doit nécessairement préciser les objectifs du projet de voyage (nécessité du déplacement par rapport à son but éducatif). Dans un souci d’équité, il est prévu qu’un seul voyage soit proposé à un élève dans son cursus scolaire.
Doivent figurer dans le projet :
- les dispositions générales : type de déplacement, période, lieu, composition du groupe, responsable du projet, nombre et nature des accompagnateurs, etc.
- les dispositions matérielles : mode de déplacement, itinéraire, horaires, titres de transports, modalités d’hébergement, modalités d’accueil au retour, etc.
- les dispositions financières (budget à équilibrer en recettes et en dépenses) : participation des familles, subventions, dons divers, aides diverses, dépenses, etc.
- les dispositions juridiques et médicales : assurances, assistance médicale, consignes en cas d’événements graves, adresses utiles, protocole santé (ex. protocole grippe), personnes à joindre, droit éventuel à l’image, etc.
- les dispositions pédagogiques et éducatives : programme détaillé, travaux pédagogiques à effectuer, exploitation et évaluation, etc.
Article 3
L’organisation des déplacements d’élèves ainsi que l’autorisation d’accompagnement pour les professeurs relèvent de la décision du chef d’établissement.
Aucun séjour ne peut se faire sans l’assentiment du conseil d’administration qui doit valider le principe et le budget prévisionnel du voyage.
Un projet pédagogique ne peut débuter en classe qu’après validation du conseil d’administration.
Article 4
Le dossier doit être déposé auprès du chef d’établissement. L’ensemble des projets du lycée constitue le programme annuel des voyages qui est soumis à l’accord au plus tard de l’un des conseils d’administration de rentrée avant les congés de Toussaint. En cas de besoin exceptionnel, un autre projet peut être déposé dans l’année scolaire un mois avant un conseil d’administration.
Article 5
Ce programme annuel pourra être modifié ou complété par une nouvelle délibération du conseil d’administration.
Article 6
Le choix du prestataire du voyage ou du transport doit, en vertu du Code des Marchés Publics, s’effectuer après une publicité et une mise en concurrence adaptées. En conséquence, il convient d’intégrer dans le calendrier d’organisation du voyage les délais de publicité et de mise en concurrence.
Ce choix est réalisé par l’équipe de direction avec l’aide des professeurs concernés.
La signature des contrats de voyages ne peut intervenir que quinze jours après réception de l’accord des autorités de tutelle.
Article 7
Pour des raisons de sécurité, les voyages dans des pays où les déplacements sont formellement déconseillés par le ministère des Affaires étrangères ne pourront être organisés, y compris jusqu’au jour du départ.
Article 8
Tout voyage scolaire hors appariement ne peut excéder une durée de cinq jours pris sur le temps scolaire. En cas d’appariement, la durée ne peut excéder quinze jours sur le temps scolaire. Les durées sont diversement applicables dans le cas de projets particuliers (ex. Comenius, Leonardo, etc.).
Article 9
Devront être remises au dossier par le professeur organisateur au chef d’établissement :
- la liste des élèves avec leur classe et leur catégorie (externe ou demi-pensionnaire)
- les autorisations parentales, médicales (avec les pièces jointes éventuelles), l’engagement financier signé par les familles.
Les listes d’élèves seront ensuite transmises aux services de l’intendance, de la vie scolaire, de secrétariat et de la santé, aux équipes éducatives et à l’association sportive.
Le professeur organisateur devra emporter les fiches médicales et les pièces jointes, une copie des autorisations parentales, ainsi qu’une copie des éventuels PAI (projet d’accueil individualisé) et PPS (projet personnel de scolarisation) signés par l’établissement.
Article 10
En cas de séjour à l’étranger, des autorisations doivent être demandées à l’inspection académique un mois avant le départ (ou quarante jours si l’entrée dans le pays destinataire est soumise à visa). Ce dossier administratif est à remplir par le professeur organisateur qui le remettra au chef d’établissement pour transmission.
Article 11
Les différentes sources de financement sont :
- la participation financière des familles
- les dons (FSE, associations de parents, etc.). Ces aides doivent être prévues par un accord et une délibération du bureau du FSE ou de l’association à transmettre avant le vote du budget du voyage par le conseil d’administration
- les subventions diverses
- le budget de l’établissement.
Par ailleurs, les familles peuvent solliciter des aides individuelles du fonds social auprès de l’assistante de service social du lycée.
Article 12
La comptabilité publique impose aux EPLE de gérer sur leur comptabilité les différentes activités des établissements. Aussi, les frais occasionnés par les voyages, organisés par l’EPLE (établissement public local d’enseignement), doivent être comptabilisés dans la caisse de l’établissement, et les règlements être remis à l’intendance du lycée.
En cas de besoin, un régisseur d’avance ou de recette pourra être nommé par le chef d’établissement.
Article 13
Les frais de mission des accompagnateurs sont à la charge du lycée.
Article 14
Les cas d’annulation sur décision des familles ne donneront lieu à remboursement que dans certains cas précis :
- raisons de santé interdisant la participation au voyage, justifiées par un certificat médical
- en cas de force majeure après accord du chef d’établissement.
En cas d’annulation du voyage ou d’éviction d’un élève décidée par l’établissement, les sommes versées par les familles leur sont remboursées (hors frais non remboursables selon les prestataires de service).
Article 15
Les familles devront, lors de l’inscription, signer un acte d’engagement et d’autorisation de voyage qui précisera notamment :
- les conditions d’annulation du voyage
- la souscription d’une assurance
- la possibilité de solliciter une aide du fonds social
- la nécessité d’informer l’établissement de tout problème médical présenté par l’élève.
Article 16
Pour les voyages à l’étranger, les responsables devront remplir une autorisation de sortie pour les élèves mineurs s’ils ne sont pas détenteurs d’un passeport personnel.
Article 17
A l’issue de l’action, un bilan pédagogique et financier sera transmis au chef d’établissement et présenté en conseil d’administration.
Article 18
L’éventuel reliquat sera obligatoirement remboursé aux familles qui auront réglé l’intégralité de la participation demandée, s’il excède 8 euros.
Les reliquats inférieurs à 8 euros seront acquis définitivement à l’établissement à l’expiration d’un délai de trois mois à compter de la date de notification aux familles, si celles-ci n’ont pas demandé le remboursement. Dès lors, le conseil d’administration pourra valablement délibérer de l’affectation de ces sommes.
Article 19
La présente convention pourra chaque année être modifiée en cas de besoin par le conseil d’administration.
Annexes
- Dispositions financières de l’intendance du lycée et échéancier
- Demande d’autorisation de voyage du lycée
- Projet pédagogique et financier à transmettre à l’inspection académique des Yvelines pour le contrôle de légalité
